Egy szerződés visszakeresése, egy beérkező irat továbbítása vagy egy ügy előzményeinek áttekintése mindennapos feladat. A jól kialakított iratkezelés segít abban, hogy a szükséges információk elérhetők, a feladatok és felelősségek pedig követhetők legyenek.
Milyen iratkezelő rendszert kínál a 4Sales?
A 4Sales az AC Soft által fejlesztett IRMA iratkezelő rendszer bevezető partnere. A bevezetést a szervezet igényeire szabással, integrációkkal és egyedi fejlesztésekkel támogatjuk. Új rendszer bevezetésében és a korábban használt megoldás leváltásában egyaránt segítünk.
Miben segítünk a bevezetés során?
Igények és folyamatok felmérése
Megismerjük a jelenlegi iratkezelési gyakorlatot, a munkatársak feladatait és a meglévő informatikai környezetet. Közösen meghatározzuk, hol és milyen változtatás könnyítené meg a napi munkát.
A rendszer testreszabása
A szervezeti felépítéshez és munkafolyamatokhoz igazítjuk a beállításokat, a jogosultságokat és az iratok kezelésének menetét.
Adatmigráció és átállás
Egy korábbi iratkezelő kiváltásakor kiemelt figyelmet fordítunk a tárolt adatok és iratok átvételére. Felmérjük a migráció lehetőségeit, megtervezzük az adatok átvitelét, és ellenőrizzük annak eredményét. Célunk, hogy a korábbi iratok az új rendszerben is visszakereshetők legyenek, az átállás pedig a lehető legkevesebb fennakadással járjon.
Kapcsolódás a meglévő rendszerekhez
Megtervezzük és kialakítjuk a szükséges rendszerkapcsolatokat, hogy az iratkezelés illeszkedjen a szervezet informatikai környezetébe, és csökkenjen a párhuzamos adatrögzítés.
Egyedi fejlesztések
Ha a működés további funkciókat kíván, az AC Softtal együttműködve megvizsgáljuk és megvalósítjuk a szükséges kiegészítéseket – például ügyfélszolgálati vagy számlázási folyamatokhoz kapcsolódva.
Mit ad hozzá a 4Sales?
Felelősen kézben tartjuk a bevezetés vagy az átállás folyamatát. Az AC Softtal együttműködve azon dolgozunk, hogy a projekt a vállalt határidőre, a tervezett költségkereten belül és a szerződésben rögzített feltételek szerint valósuljon meg. Összehangoljuk a feladatokat, követjük az előrehaladást, és időben kezeljük a felmerülő kockázatokat.
A siker számunkra azt is jelenti, hogy a rendszer a mindennapi munkában érezhető értéket teremt. Ezért a bevezetést a szervezet valós igényeire építjük, és már a tervezéskor figyelünk arra, hogy a megoldás hosszú távon is fenntartható, működtethető és szükség szerint továbbfejleszthető legyen.
Iratkezelő bevezetését vagy a meglévő rendszer cseréjét tervezik? Szívesen meghallgatjuk, hogyan dolgoznak most, és min szeretnének változtatni.
